紀錄存檔

對世界各地小型企業的老闆來說，要讓生意進展順利，把經營內容紀錄存檔，是必要但有時棘手的任務。條理分明地紀錄收支、員工、稅務資料和帳目，是經商致勝之道，方便你監控計畫進度，省時省錢，讓你心裡踏實。

需要紀錄的檔案包括：

紀錄存檔的好處包括：

要做紀錄存檔，先要確定紀錄交易及相關細節的一套系統，可選擇網路、書面或兩者兼有。須紀錄的最重要事項包括：

銷售日誌： 日誌應包括每天、每週和每月的銷售額，登載日期、產品或服務的類型和每單銷售數量。

應付帳款日誌： 應付帳款日誌紀錄公司欠其他人或其他公司的錢。包括欠款金額、欠給誰、付款截止日期、實際付款日期。維持可靠的應付帳款紀錄，可防止為同一產品或服務付兩次錢。提前付款享有折價的相關紀錄，也能提醒你何時可利用折價方案省錢。

應收帳款日誌： 紀錄其他人或其他企業因購買你的產品或服務而欠你的錢，內容包括欠你錢的客戶清單、欠款金額、付款期限。你還可收錄另一個客戶名單，紀錄那些欠帳不還的客戶，不讓他們賒購。必須紀錄日期、客戶名、金額、收款日期和現況。

商務支出日誌： 它紀錄租金、電費、工資和用品等商務開支，細節包括日期、金額以及每筆支出的原因。

採購訂單： 是買方對訂單的正式確認，承諾在未來為採購的指定產品、服務付款給賣方。

契約： 無論是與供應商簽訂供貨協定、租用新設備或購買商業保險，都該將契約副本存檔，避免將來可能的糾紛。

客戶名單： 公司業務性質影響公司必須蒐集保存的客戶資訊，最好詳加紀錄，讓你在推廣新優惠方案、新產品時有所參考。細節包括客戶名、購買的產品、電話號碼、電郵地址、郵寄或送貨地址。你應該有一套保全計畫，讓這些敏感資訊不外洩或遭濫用。

為了守法守紀，避免紛爭，即使某些紀錄已無涉公司日常營運，保留紀錄副本仍有其必要。所有契約副本應保存至少七年，審計報告、年度報表和退休計畫紀錄，宜無限期保存。