管理員工

生意做大了，總要聘用員工。要把員工看成公司最大的資產，與公司名稱、口碑、產品、服務同樣重要。領導一群脾氣、行事風格、強項各不相同的人，絕不容易。管理是藝術，需要執著、籌畫。有效地領導，帶來高回報，包括創造更高的價值，員工更忠誠和勤奮。公司該如何徵募、激勵、支持、訓練和領導團隊，老闆要及早思索，公司才有機會贏在起跑線。

聘僱員工
無論招聘第一個或第十個員工，篩選人才加入公司這件事，不能掉以輕心。如果公司人不多，每個人都得是強將，各有獨特優點，才有助業務拓展。選人看走眼，後患無窮，賠掉營收，產生糾紛。選對了人，則能提高生產力。不管你選用親友或陌生人，有幾個方法可幫你找到合適人選，且讓他有所發揮，締造功績。

1. 確定聘僱時間
餐飲業開張第一天就需要聘僱人手。其他行業則不然，小微企業的老闆們事無巨細，親力親為，直到他一個人忙不過來為止。要不要增加人手，要考慮幾個問題：

你想要助手嗎？ 有些老闆努力壓縮公司規模，怕人多失控。也有些老闆疲於應付手頭工作，眼見好機會從身邊溜走，代表他確實需要僱用助手。
有錢僱人嗎？ 員工成本不限於公司支付他勞動時間的工資。其他包括有薪休假、醫療、養老金等福利開支。檢視公司預算，思考徵募新人能為你增加多少利潤或生產力，計算他的工資、福利和日常費用，看公司預算能否負擔。
你需要怎樣的員工？ 公司或許只需僱兼職人員，每週打工幾小時或趁忙季來幫忙。待公司規模成長，就會需要全職員工。

2. 瞭解法律
公司聘用第一個員工之前，必須瞭解選拔、任用員工的相關法律。根據公司規模、員工人數，適用法律可能有所不同。弄清楚規範你公司的法律。今天你公司小、人數少，但瞭解一下較大公司適用的法律，待未來公司成長、人員增加，心裡也有數。

3. 寫好職務說明
即使你想僱用一個熟人，也須寫一份清楚的職務說明，讓你和員工對工作職責的理解一致。如果你在公司外部徵募人才，職務說明更是吸引優秀人才的重要途徑。因此，職務說明要經過深思熟慮，條理清晰，讓人一目了然。先確定職位名稱，界定工作責任，文字語調像是在和應徵者對話，清楚明白、容易理解。要介紹公司的優點。求職者要找與自身技能匹配的工作、經驗及責任，要盡可能多提供這方面的細節。要把應徵人才消息告訴親友、業界人脈，在最可能找到理想人選的地方做廣告，例如：店面櫥窗徵人啟事、求職網站、紙本傳單、地方活動、社群媒體或社區求才佈告欄。

4. 開始面試
如果應徵者不只一位，需用面試來瞭解他們的興趣和經驗。如果應徵者很多，可先用幾輪電話約談，快速刷掉最不理想的人選，篩選出你想面談的候選人。篩選標準包括：簡歷呈現的特質、技能與職缺是否搭配、教育背景、在前公司任職時間長短、是否敬業並對自己的工作感到自豪。品格和用心投入，可能比擁有特定技能更重要。為保證面試順利進行，可參考以下作法：

準備一套面試問題 應徵者在回答這些問題時所提供的資訊，應有助於公司判斷是否僱用他。這些問題應該圍繞應徵者的經驗、技能、特長、好惡、個人特質，藉此評估候選人將來是否稱職。不少網站提供面試該問應徵者的重要問題，對公司設計面試問題表不無幫助。
問他們有什麼問題要問你 他們提出的問題，說明他們對公司的理解、對職缺的興趣、對於公司有哪些關切事項或想法。
講明公司的期待、目標 某些應徵者可能不太關心公司的業務，或者不認同公司的目標，及早掌握這些資訊，有助尋找合適人選。

5. 作出選擇
和幾位人選做了幾番面談，你的大海撈針有了收穫。有人很喜歡這個職位，他的技能、經驗和個性也與職缺需要相符。正式發給他錄取通知之前，公司需要：

用書面形式提出薪資福利條件
這份文件應明白告知待聘者他的工作報酬，包括有薪假期、病假、退休、醫療保險、產假和陪產待遇，或以員工價買產品的權利。他的薪資應與業界同等職位的薪資不相上下，以吸引能幹人才，讓他樂於在此工作。要對當地薪資水準用網路做調查。即使你聘請熟人，同樣要在細節上彼此有相同認知，以書面文件確認，以免將來有薪資、假期和其他福利的爭議。
查核背景
給待聘人過去的老闆和他提供的推薦人打電話，深入瞭解他的背景。他有何特長、毛病？能為公司做出什麼貢獻？各行各業的老闆都對待聘者進行背景調查，確認他提供的個人資訊屬實。駕車或機械操作等職位的待聘人，可能須經過毒品測試，確保他安全執行職責。應瞭解國家法規，看公司可針對潛在員工的哪些背景資訊做查核。
協商待遇條件
薪資協商是招聘員工過程中的正常一環。你先要做好功課，對本地區同行業的薪資水準、待聘者對公司的價值、公司預算允許的薪資範圍及最高上限，做一番評估。精確計算帶薪休假和其他福利的價值，因為這些是整套薪資福利的重要部分。多數情況下，雙方能就具體數字達成結論。如果談不攏，可考慮理想薪資條件在公司可負擔範圍的其他人選。
在錄取通知上簽字
要發正式錄取通知，寫明薪資、職務說明、福利待遇。哪怕公司先前在口頭上提出錄取承諾，仍要化為正式書面文字，簽字生效。

6. 準備新進員工報到
應聘者接受聘用後，你們要商定報到日期，並準備文書，確保入職順利。以下是雇主、雇員可能需要填寫預備的資料：

工作申請表
這需要在新人招聘過程中或者正式工作之前填寫。內容包括學、經歷。如果雇員用虛假資訊騙取職缺，它能保護雇主利益。

如果雇員是老闆的家庭成員，稅務規定可能不同，需要確認。

你還要建立員工檔案，記錄留存以下資訊。當你吸收新員工加入公司，把他們的個人資訊蒐集齊全，用紙本或電子檔案夾儲存在方便存取之處，持續更新：

員工姓名
地址和郵遞區號
出生日期
性別和職業
每週工作開始的時間，是星期幾
每天工作小時數
每週工作總小時數
工資支付依據，按小時、星期或專案
固定時薪
每日或每週收入總計
每週加班費總計
工資外附加或扣除金額
每個計薪週期工資發放總額
發薪日期和發薪週期
其他當地規定所需細節

公司應諮詢政府勞動部門，補足規定要有的文書資料。

7. 編寫員工手冊
就算公司只有一兩名員工，準備簡短列表或員工手冊，闡述公司政策和期望，也有必要。這有助向員工傳達公司規定、制度。如果是小微企業，也許只要一張紙陳述要點。公司規模做大，再逐漸補充。公司若有一定規模，可能希望花更多的時間編撰更長、更完整的員工手冊。無論公司大小，不妨請人力資源專家或律師審閱這本手冊，以符合員工權利事項等方面政府規定。員工手冊內容通常包括：

公司使命宣言
公司目標的正式宣言。一開始就要讓全體員工知道公司的身份、定位。
另外提供的有薪休假
如果公司員工可請帶薪假，包含病假或休假，要註明天數。同時申明，如有未休完假，可否來年補休。也應附上加班規定。
行為準則
公司的總體規則，涉及工作場所的清潔衛生、著裝要求、遲到和考勤、同事相處等主題。亦可列出各項職場權利。
薪資福利
每月薪資發放的日期、工時記錄和發放相關作法、規定。
節假日
規定哪些節假日可以不用上班，是否有薪放假。
產假和陪產福利
但有些小型微型企業主提供員工帶薪產假、陪產假。公司可考量是否有能力提供這些福利。應瞭解最新法律規定，依此制定有關父母休產假的公司政策。

要預留一行空間給員工簽名，並在檔案夾中為每位員工保存簽名副本。

培訓新人
做好文書準備，確定報到日期，新人可以上班了。新人開工之前，公司應有培訓計畫，讓他熟悉公司產品、服務和規章制度。儘管員工可能有一些經驗，仍須瞭解公司經營原則、公司產品有何出眾之處。

列出培訓科目 在新人加入公司之初，須列個清單，舉出員工必須知道的事項。內容可能包括：遵守工作時間、操作公司設備、客戶服務流程等。新員工藉此瞭解在頭幾個星期應該達到的目標，也會讓入職培訓工作更順利。
瞭解員工已知及有待學習的內容 高級技能建立在基本技能之上。基本技能必須先掌握。即使是經驗純熟的員工，也可能需要補充產業特定知識。
主持培訓課程 對於成熟的較大公司來說，安排培訓能讓你洞察行業發展趨勢，教會員工必要知識，讓他們對工作內容保持熱情。也可讓員工互學互教，彼此分享在特定領域的專長。
善用研討會及教育機會 對較大公司員工而言，接受教育訓練的機會可能很吸引人。他們珍惜增進技能的學習機會，這也能讓他們更投入工作。研究相關專題研討會，參與員工可能更快樂、專業更強、對工作更積極。

員工考核
不管公司員工人數多少，定期做員工績效考核，有助他們保持高效率，持續精進。員工不應該在績效考核時才初次被告知他們什麼做得好、什麼需要改進。這種回饋應該天天發生。績效考核是公司定期（通常每季）和員工坐在一起，肯定他的成績，確定努力目標，並為下一階段制定計畫。有益作法包括：

確定績效考核形式
一般的考核過程是，老闆、員工討論員工的優點、成績、問題、目標和下一步。有的老闆給員工評分，可進行前、後比較，看出進步情形。網上有績效考核表參考格式，看有無細節、方法貼近公司需求。有公司老闆親自填寫員工考核表，也有老闆讓員工先做自評。這督促員工省思自身表現、努力方向，更積極參與考核。無論考核模式為何，須開宗明義向員工表達公司的預期，以及考核給員工哪些回饋。
確定考核時間表
要決定相隔多久做一次考核，讓員工有心理準備。最好是每季一次，而非每年一次，這樣溝通更及時，員工也能把目標更放在心上。
追蹤進度
給每個員工做可持續更新的檔案，記錄他的成就和問題：達成的指標、完成的任務、顧客的表揚、逾期完成任務等，這樣考核時不用單靠回憶來評價表現，你的回饋也更清楚、準確。
進行考核
績效考核的目的，是坦誠溝通，幫助員工和你自己成長改進。你與員工彼此分享評價，你可聽取員工陳述，瞭解他的長處、哪裡需要幫助、想學什麼。雙方談話應該坦誠、友善，時間安排不應讓人感覺倉促急迫。要仔細傾聽，理解員工想法。
記錄討論內容
考核談話內容可能被遺忘，可紀錄要點和下一步措施，把紀錄副本交給員工保存。這份紀錄可以作為下一次考核談話的起點。
請員工回饋意見
老闆邀請員工提出意見、建言，可以贏得許多員工支持。請員工指教，顯示你有誠意當優秀領導者，營造坦率、互助、積極的雇傭關係。你因此也能知道要提供員工哪些支援，展現高效領導力。

良好溝通能使員工心情舒暢，公司才能成功。領導統御

管理時間
開公司成功秘訣之一，是管理好自己的時間，且幫員工管好時間。這對老闆、員工工作量都很大的微型企業尤其重要。善用時間，關乎成敗。以下是幾個時間管理技巧：

要事優先
告訴員工把工作按輕重緩急分為三類：高、中、低排序。回覆客訴、訂單問題等，應立即處理，把構思促銷計畫往後延一兩天無妨。
預做計畫
制定創業或新品上市等計畫，耗費時間，常令人感覺不太值得。但樹立目標，把待辦任務列表，最終會幫你節省時間。所謂制定計畫逼你思考行動步驟，每一步可能耗時多久，讓你逐步接近目標。
提防隱患
有些工作習慣會浪費時間：和顧客、同事談話過久、過於頻繁查看回覆電子郵件、處理事情不分輕重緩急等。無論是你或員工，浪費的時間都是公司的損失。要找出浪費時間的元兇，可以記日誌，詳細記錄一天活動並自問：今天哪些時間用在刀口？做了什麼？哪些時間被浪費了？
督促員工善用時間
老闆管理好自己的時間，給員工榜樣，他們會效仿。開會準時；制定每日、週、月工作時程表；妥善分配工作，避免老闆自己疲於奔命。也可表揚善用時間的員工，肯定他們按時完成任務，形成珍惜時間的風氣。如有浪費時間的員工，可和他當面討論提高工作效率之道。

薪資福利
制定合法公平的薪資福利政策，按時足額發薪水，是企業經營要務。不過報稅、文書往返、設定發薪時程等相關工作繁多，日理萬機的小微企業主可能一時沒有頭緒。當公司生意越做越大，員工日增，必須熟悉薪資福利相關法律，設定薪資發放、報稅作業固定時間表，完成整體規劃。了解薪資

退休
小型企業老闆一心工作，無暇他顧，很容易忽略未來計畫。但是你必須做退休規劃，有存款保障自己、孩子、配偶和其他依靠你的家屬生活無虞。另外，為員工提供退休金福利，有助吸引、留住一流員工。眼光放遠，這樣反而幫你省下大錢。了解退休

領導統御
當企業領導人，設計願景、激勵吸引員工、為公司掌舵，你責無旁貸。瞭解自己的領導風格和目標，讓你更能掌握領導力，朝理想邁進。提昇領導技能，設定溝通計畫，授權部屬承擔責任，讓成功十拿九穩。了解更多

剛開公司時，你可能以為經營是獨角戲，你可獨撐大局。但把員工凝聚成團隊，齊心協力發展公司，可早日實現你的目標。從文書作業到提高領導力，做事有計畫，不斷改善流程、領導技能，隨著企業成長必有回報。