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聰明做生意必知

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現金流和支出管理

對於微型企業主來說,顧客何時付錢跟他付多少,一樣重要。預測、管理現金流—公司收款進帳與必須付帳的時間點—是讓生意成功的關鍵能力。

現金流和支出管理

現金流的重要性

貌似成功的企業,可能因現金流不佳而倒閉。就算未必致命,也必然影響公司發展。

假設你的公司生產玩具,某大零售商訂購5,000個玩具,可以讓公司大賺一筆,不過貨款要等出貨90天後才支付。

公司要購買製造玩具的材料,支付組裝工人的工資,僱用運輸公司把貨送給零售商。整個流程需要30天。

這個生意有利可圖,也能向新客戶展示產品。但貨款入帳前,你缺錢購買玩具材料,支付工資、運費、日常營業開支。大訂單難得,你卻不能接,因為公司現款無法應付所有開支。

假設有一家處境類似的玩具廠商,未經全盤考慮就接下大訂單。他買了材料,付錢組裝,並送貨給零售商,但90天後貨款才能入帳。這時公司財務已捉襟見肘。

公司已沒錢付工資,工人開始離開。公司不能付房租,房東要求公司搬出。儘管公司即將收到大筆貨款,但收到前,日常開支已難以負擔,被迫關門。

現金流管理

企業主可以使用不同工具、資源,來管控現金流,確保入可敷出。

編列預算是第一步,非常重要。透過預算,確定公司每月收支,並推算將來能有多少收入、開銷。

你也可編製現金流量表—網上有免費範本—藉此瞭解公司現金流是正是負。

  • 正現金流 ,指流入公司的錢大於開銷。
  • 負現金流 ,指流出公司的現金大於流入的現金。這可能代表公司沒有足夠的錢,支付未來的費用。

公司業務如果有季節性,管理現金流尤其困難。年收入絕大部分來自某個短暫期間,但必須支付全年的基本開銷,以及旺季之前、旺季期間發生的額外費用。即便公司一年到頭都有賺頭,要確保收入應付所有開支,也不簡單。

收錢時設法讓客戶盡快付錢,付錢時機儘量往後延,這對維持現金流有幫助。此外,要是手頭拮据,可以動用儲蓄或貸款。

以下是幾個企業現金流管理方法:

累積儲蓄
許多老闆在公司起步時把可用資金全投在生意發展上。但你可以從營收中撥出一小部分存起來,用儲蓄應付額外開支,或做投資。

增加收入,減少支出
改善現金流最直接的方法之一,就是賺更多、花更少,你可以:

  • 提高價格
  • 促銷擴大銷售
  • 探索其他收入來源,例如推出新產品、服務,或建立會員制、訂購服務,增加月收入
  • 節省水電,減少空調使用
  • 投資環保的節能設備減少用電
  • 採購(如訂購軟體、租設備)時貨比三家

取得信用額度
可向銀行、信用合作社或其他金融機構申請商業信用額度 。信用額度規定貸款限額,就是公司在某期間內的借貸上限。取得信用額度,並不必馬上借貸。

有些機構收取年費。多數情況下,只有在你借錢時,才支付費用或利息。考量費用成本,你的信用額度暫時閒置或少借,以備急需。

請求延期支付
如果公司從其他商家購買物品,可按講妥的期限支付貨款。所謂期限,就是付款期,規定在收到發票、帳單後數日內付款。和供應商談好付款期有助保障現金流。延期支付不產生額外費用。

舉例來說,若你簽了30天支付期限協議,你要在收到發票後30天內支付貨款。45天期限在45天後付款,60天期限在60天後付款,甚至還有更長的期限協議。

簽訂期限協議,為公司爭取時間支付帳單,更有餘力做後續財務安排,也暫時無須擔心你的客戶尚未付錢。

延期支付協議又稱交易信用、貿易信貸。付款期限展延,等於供應商提供你信貸,而且不收取利息。有的供應商會以折價優惠鼓勵你提前支付貨款。

折價鼓勵客戶及早支付
延期支付協議是雙向的。如果你向其他公司銷售產品或服務,他們可能不會馬上支付貨款。尤其大公司議價能力強,要是不接受他們的支付條件,他們可能更換賣家。但你可以用折扣鼓勵客戶提前支付。如果買賣雙方先簽訂60天付款協定,但客戶能在30天內付款,給客戶95折;客戶若能立即付款,給他9折。

雖說到入帳的錢少了,但提早到手,可以維持正現金流。

發票融資
要是別家公司欠你錢,你可以用顧客未付的發票貸款或申請信用額度。

放貸人要看你客戶欠你多少錢、你公司財務狀況,以及你客戶的商業信用(因為你的償貸能力取決於你客戶是否償還欠款)。

好比你有一筆1,000美元的貨款60天後入帳。與其等60天,你能用這張發票融資,借錢應付急需。貸方立刻借給你800美元,你60天後還本付息。

發票保付代理
發票保理是發票融資的一種。在這種情況下,公司不用貸款,而是把發票賣給承購未付發票的保理公司,它現在會借錢給你,並收取費用,日後替你收取你客戶的發票欠款。

拿發票做貼現,你可立刻從保理公司收到發票金額的一部分,剩餘部分要等欠款入帳,扣去保理公司收費,再返還給你。例如,如果發票金額為1000美元,付款期為60天,你今天能拿到900美元,60天後扣去保理公司的費用50美元,你再拿50美元。

實務上,你可能需要請你的客戶向保理公司付款。有些保理公司會要求你請客戶將款項匯 給保理公司的銀行戶頭,但你的客戶未必知道你與保理公司合作。

與發票融資不同,客戶支付貨款給保理公司而不是你。依契約規範內容有別,如果你的客戶拒付發票貨款,你仍需支付保理公司。

無論發票融資或保理,先研究比較再簽訂契約。不同服務商的貸款金額、費用和契約條款各不相同。發票融資和保理雖有助維持現金流,但難免成本,應盡量避免被迫負擔非必要的費用。

商家預付現金
公司若有急用,可用商家預付現金借錢。它快速,但費用高,有些微型創業者因此陷入長期負債,遠比預期更久。

用商家預付現金借錢,你能立刻得到一筆預付款,未來用信用卡、金融卡銷售額一定比例償還。申辦商家預付現金時,如果你的公司不接受信用卡,則從公司的企業銀行帳戶,以數筆固定付款,來償還預付款。

自你收到預付現金起,你該償還的總金額是確定的。如果你得到10000美元的預付款,可能需要償還14000美元。因此,由於還款總額已經確定,提前還款無法省錢。

一般來說,你每天、每週都要還款。

根據安排,你的信用卡處理公司會把你的銷售收入在你和商家預付現金公司之間做分配。它也可能把所有的錢都轉給商家預付現金公司,由後者將銷售額中你應得部分轉帳給你。或者你需要授權給商家現金預付公司,讓它直接從你的銀行帳戶提取資金。

獲得商家預付現金的條件雖不高,能迅速應急。但用公司銷售額的一定比例償還,恐怕難以維持正現金流。商家預付現金是昂貴的借錢方式,非不得已不要用。

現金流與利潤

在企業裡,利潤和現金流並不總是一回事。若用應計制會計方法,銷售達成即認列收入,不必等到貨款入帳。

例如,客戶下了大訂單,商定下月付款。你將訂單記為收入。依照會計標準,公司這個月可能會盈利,因為收入比支出多。但公司仍可能出現負現金流,因為下個月才能收到客戶付款。

老闆希望企業最終能賺錢,就必須管理每月的現金流。

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